Na gestão de empresas, um dos principais fatores para o sucesso é o foco. É fundamental que gestores e administradores possam se dedicar à operação estratégica da empresa. Nesse cenário, uma tática eficaz para otimizar esforços é o outsourcing, que pode ser aplicado em diferentes setores e atividades. Uma das possibilidades que vem se tornando mais comum no mundo corporativo é a terceirização do parque gráfico, ou seja, o outsourcing de impressão.
Quais são as principais vantagens do outsourcing de impressão?
1. Redução de Custos com Aquisição de Equipamentos
Ao optar pelo outsourcing de impressão, sua empresa não precisará investir na compra de equipamentos caros. A empresa contratada será responsável por fornecer os melhores e mais modernos aparelhos para sua organização. Além disso, não haverá a necessidade de se preocupar com a substituição de máquinas desatualizadas que podem consumir mais recursos do que o necessário.
2. Eliminação de Preocupações com Manutenção
Outra grande vantagem é que a responsabilidade pela manutenção e assistência técnica dos equipamentos é transferida para a empresa contratada. Isso inclui o fornecimento de suprimentos como toners, cartuchos e papel, bem como a substituição de peças quando necessário. Sua equipe pode se concentrar em tarefas mais estratégicas, deixando o suporte técnico para os especialistas.
3. Melhor Controle sobre Impressões
Com o outsourcing de impressão, sua empresa poderá contar com softwares de bilhetagem que monitoram e relatam o uso dos equipamentos. Esses relatórios oferecem uma visão detalhada sobre o que está sendo impresso, por quem, em quais quantidades e em quais setores. Com esses dados, os gestores podem estabelecer cotas de impressão por usuário ou departamento, ajudando a controlar os custos.
4. Acesso a Especialistas em Impressão
Ao trabalhar com uma empresa especializada em impressão, sua organização terá acesso a conhecimentos técnicos que permitem escolhas mais assertivas sobre materiais e tecnologias. Isso inclui a seleção de tipos de papel, técnicas de impressão e softwares adicionais que podem melhorar a eficiência dos processos internos.
5. Redução do Impacto Ambiental
A sustentabilidade é uma preocupação crescente nas empresas modernas. Com o outsourcing de impressão, é possível adotar práticas que minimizem o desperdício de papel e outros insumos, reduzindo assim o impacto ambiental. Além disso, equipamentos mais eficientes consomem menos energia, contribuindo para uma operação mais verde.
6. Atualização Constante de Equipamentos
Uma das grandes vantagens do outsourcing é a garantia de que sua empresa sempre terá acesso às tecnologias mais modernas, tanto em software quanto em hardware. Isso significa que sua equipe sempre trabalhará com as melhores ferramentas disponíveis, o que pode aumentar a produtividade e a qualidade dos trabalhos realizados.
7. Segurança na Impressão de Documentos
No ambiente corporativo, a segurança das informações é crucial. Com o outsourcing de impressão, é possível implementar sistemas que garantem que os documentos só sejam impressos quando o usuário estiver presente para autenticá-los. Isso evita que informações confidenciais sejam deixadas nas bandejas de saída, acessíveis a qualquer pessoa.
Conclusão
O outsourcing de impressão oferece uma série de benefícios que podem transformar a gestão do seu parque gráfico. Desde a redução de custos até a segurança aprimorada, passando pela atualização constante de tecnologias e redução do impacto ambiental, essa estratégia pode ser a chave para otimizar os processos internos da sua empresa e permitir que você se concentre no que realmente importa: a estratégia e o crescimento do seu negócio.
